接待员管理规定
1. 总则
1. 1 目的
为进一步搞好接待工作,树立良好的企业形象,结合省分公司实际,特制订本规定。
1. 2 适用范围
本规定适用于省分公司。
2. 管理职能
在总经理的领导下,省分公司综合部是本规定的责任单位和归口管理部门。
3. 管理内容与要求
3.1 接待员职责
3.1.1 负责公司门厅的外来宾客的接待迎送工作:
3.1.1.1 非专业性咨询服务;
3.1.1.2 对被访人的联系、预约,确定是否接待;
3.1.1.3 对允许进入的宾客进行登记、填写“会客单”,发放“临时出入证”;
3.1.1.4 收回、检查离去宾客的“会客单”、“临时出入证”。
3.1.2 对没有预约而来访的上级领导、专项检查等人员,及时向综合部汇报、请示。
3.1.3 负责对员工出入佩带胸卡情况的监督检查,对未佩带的进行登记。
3.1.4 负责对出入公司人员携带的大件物品进行登记、检查,对未经准许或未有合法手续的不准带入和带出。
3.1.5 负责前台环境卫生的清理和空调、时钟的管理。
3.1.6 负责代理工作时间外及节假日的电话总机的值班职责。
3.1.7 谢绝和防止与公司无关外来人员的进入。
3.1.8 负责办理领导和员工交办的与接待有关的事宜。
3.2 值班制度
3.2.1 接待员每周工作时间为周一至周五。
上午班时间:8:00—12:00
下午班时间:13:30—18:00
3.2.2 工作需要加班时,服从安排。
3.2.3 每周一13:00由综合部分管人员主持召开例会,总结上周工作,通报公司新情况,进行业务学习。
3.3 工作要求
3.3.1 仪表仪容:仪表端庄、大方,按规定统一着工装,淡妆上岗,面带微笑,清新自然。除项链、戒指外不得佩带其它首饰或饰品,发型整齐。
3.3.2 接待来宾时,使用普通话,态度要主动、热情、亲切。
3.3.3 在问清宾客要访人员与事由后,先用电话与被访人联系,征得同意,办理手续后方可准予进入办公区。
3.3.4 接听电话时,使用文明用语,态度亲切、耐心、准确,电话预约的事项做好记录。
3.3.5 严格执行公司各项规章制度和劳动纪律,准时上岗,不迟到早退,不脱岗串岗,服从领导安排。
3.3.6 工作中严禁接待亲朋好友,严禁打私人电话。对来宾提出的重大问题要及时上报。
3.4 注意消防安全。
大厅内不准存放易燃、易爆、有毒等危险品,所设置的消防设备不得随意挪动。接待人员应掌握防火知识,会用消防设备。凡使用的电器设备,每日工作完毕后应切断电源方可离开。若发生火灾,必须做如下措施:
3.4.1 保持镇静;
3.4.2 应关闭火灾现场门窗及电源;
3.4.3 通知119,报出火警发生地点、火情及本人姓名;
3.4.4 在安全情况下,利用就近灭火器灭火。
4. 检查与考核
本规定由省分公司综合部负责检查与考核。
5. 附则
5.1 本规定由省分公司综合部负责解释。
5.2 本规定自发布之日起施行。