(广东技术师范学院,广东 广州 510665)
摘 要：阐述了高校图书馆实行图书招标采购的背景与优越性，进一步介绍了招标过程中的主要步骤，并就如何科学合理地实施这些步骤提出可行性建议。
关键词：高校图书馆; 图书采访; 招标采购
中图分类号：G253.1 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2008)09—0114—02
1 高校图书馆招标采购产生的背景
1.1 图书采购经费日益庞大是招标采购的前提
近年，我国高校不断做大做强，招生规模不断扩大。随着教育部对高校评估工作的展开，为达到评估标准，各高校的图书馆采购经费迅速搞高，以我馆为例，1999年全年采购经费才十多万元，而到2003年年采购经费已超过百万。2006年，为迎接评估，更投入千万元进行文献采购。我馆的发展只是国内众多高校图书馆发展的一个例子，据统计，1996年，我国高校图书馆的采购经费仅为5亿元，而到2005年，用于采购中文图书的经费已超过50亿元左右。巨额的经费往往容易滋生腐败，需要建立起规范的使用机制。
1.2 采购法律意识加强，使招标采购已成趋势
由于文献采购经费日益增大，主管部门需要对其采购过程进行有效的监管与控制，以防滋生腐败。随着《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》的实施，使作为事业性单位的高校图书馆，其招标工作的法制环境更加成熟。文献招标采购已成为高校图书馆关注的重点话题。许多重点高校各图书馆近几年前也开始尝试招标采购，并且这种方式正被越来越多的高校图书馆所采用。
为了更好的指导与规范各高校图书馆的招标工作，教育部高等学校图书情报工作指导委员会将今年正式推出《普通高等学校图书馆文献招标采购指南》。北京大学图书馆馆长戴龙基认为，图书馆采购进行招标是一种趋势，主张高校图书馆应该根据自身的特点，确定合理的目标和方向，有效地利用文献招标采购这一手段为图书馆工作服务。
1.3 图书市场的繁荣与活跃为招标提供了条件
随着高等教育事业蓬勃发展,图书发行市场空前活跃和繁荣。高校图书馆作为团体采购图书大户,成为众多图书发行商争夺的目标。一些民营书店看准机会，凭着良好的服务与灵活的经营方式，打破了新华书店一统天下的局面,迅速壮大。 如北京的人天，湖北的三新等都由上世纪末年销售额只有十几万的小书店，几年间迅速发展成年销售额达上亿的民营企业。并且拥有了较强的资金和技术实力,能为图书馆提供标准的编目数据,和各项十分到位的配套服务。而各省新华书店进行改革后，也逐渐重视高校图书馆这一大块市场。他们除了原先拥有庞大的资源优势，也针对高校图书馆业务提供一系列的特色服务，如分年，分类的样书库的
建立，提供图书编目数据，组成加工队伍等。由于行业许多内企业拥有足够能力满足图书馆招标采购的需要，并且相互竞争，不断提高自身的服务水平，这为图书馆招标提供了条件。
2 文献招标采购的优越性
2.1 增加采购透明度，有效地抑制腐败
在实行招标采购之前,高校图书馆文献采购更容易出现暗箱操作的可能。采购折扣比较高，去哪家书商采，所采书的年限，种类都没按明确规定，也没事先商议好的验收细则，导致图书采购过程容易出现一些人为的随意性，验收书时常常出现塞书的情况。通过招标采购,使折扣降低了,增强了采购的透明度, 合同里也明确规定了所采购图书的出版年限，种类,退书细则等，有效地规范了有关的工作人员的采购行为。通过招标使图书馆领导和采购人员降低了人情的干扰的可能性,减少了采购中腐败现象的发生。暨提高了图书馆人的形象，也使市场的竞争环境更加公平透明，有利于形成企业与图书馆双赢的局面。
2.2 提高了图书采购经费的使用效益
如本校图书馆在实行招标采购以前,书商给予的图书折扣优惠一般为20%,招标采购后,图书折扣优惠不仅达到了22%～25%,并且书商还提供包括采访数据、编目数据以及贴磁条、条形码、书标乃至上架等全包服务。以更少的钱，采购相同的书，却获得了更多的服务，提高了这部分资金的使用效益。并且，由于不同的年限，种类的书其折扣会有可能更低。一些年限较久或者偏文科类的书，可通过分标处理，直接从出版社购入，可获得低至3折或4折的图书。这使采购经费总体效益得以最大化。
2.3 有利于提高图书馆工作效率
过去，图书加工工作主要由本馆采编人员完成。由于加工工人较少，编目人员常要分担贴条码，贴胶纸等工作使采编部门。效率较低。本馆进行采购招标后,采编部门的部分业务工作作为配套服务由书商来提供完成,编目数据,贴条形码、磁条、书标等图书加工服务。通过这些服务,可以降低采编工作人员分类编目的压力,缩短分编周期,加快新书上架速度,提高工作效率。特别是在准备达标时期，由于采购数量突然增大是以前的数倍，甚至十多倍，但采编馆员数量几乎不变的情况下，要采编馆员再承担所有的加工工作几乎是不可能的。通过招标的方式，让书商提供配套服务，并通过签订招标合同书来保证服务的质量，才是一个有效可行的措施。
3 招标过程的主要步骤及注意事项
3.1 编制采购计划
招标采购不过是文献采访的方式之一。在进行招标采购之前，一定要先制订好采购计划,根据学校提供的经费额度，划分好此次招标经费的比例,充分考虑好学校专业设置，各层次读者需求，本馆馆藏特点，多校区的话还要考虑馆藏地点多少，图书配置等问题，如果要面对评估，还要充分考虑评估标准。从而详细制订计划,确定文献采购的品种和数量，由此编制内容及要求不同的招标文件。
3.2 确定标书内容
标书内容不单涉及折扣百分比的高低问题，还要明确以各种服务指标及违约处理办法。这包括：一是保证采书环境，必须是提供内容完整、覆盖面广、更新及时的图书品种;二是到书率和订准率,一般要求现购图书到书率不低于85%，且必须严格按本馆提供的订单发书,不得自行搭配;三是验收和退货的规范,如非本馆所订图书一律退回,保证为正版图书,以劣充优,同时要求发书清单内容完善、清晰,保证书、单一致;四是付款方式的约定,按相应的流程验收,有一定的时间滞后,难以做到货到即付款。通过约定,可减少不必要的纠纷;五是加工要求。要示配有编目人员根据本馆要求进行编目数据,并进行贴条码，书标等加工。
3.3 科学公正地评标
评标是招标采购的重要环节，能否科学公正评标，选择优秀的合作伙伴直接影响了招标采购的质量。因此，要注意以下几点原则：①实施评标的人员要具有专业性，熟悉图书馆采购工作及图书的商品特点。①要正确处理好经济效益与采购质量的关系，不能一味追求低折扣而使图书质量降低。②做好对书商的考察和筛选工作，寻找信誉良好经验丰富的书商。
3.4 实施采购要多途径结合
选书途径有多种，如现场样书选购，通过订单选购和提供图书目录采购等。各种方式各有优劣，要多种途径结合，取长补短，提高选书的质量。①现场采书。指的是现场实物选书，采购人员以自己的经验，根据书的封面，纸质，大概内容进行判断书的优劣，比较直观地选取，保证书的质量。②定单选取。根据本次招标采购的需要，如年限，分类等，由书商提供定电子订单，采购人员再通过订单上书的题名，作者，出版社，内容简要进行判断，选取所要图书。由于先进行了电脑条件筛选，出版年限与书的大类可集中选出，大大提高了效率。但毕竟接触的不是实物，不能准确地判断书的质量。③提供书单。前两者都是由采编人员选取，选书的质量受采购人员的知识结构，学识层次及经验限制，对于一些专业性，个性化比较强的书往往不能得到满足。可向学校各系教师，学生征取书目，再由采购人员对其进行整理，汇成订书目录。这种方式直接根据读者的需要订购，满足他们个性化的要求。但书目征集过程受如何广泛地发动读者，提高他们参与的积极性和提交书目的质量等方面限制，而且采购人员对各类提交书目进行整理汇总时工作量比较大，执行起来时间周期较长。总之，三种方式各有优劣，可根据实际情况交互使用，取长补短，提高采购质量。
3.5 采购人员的培训与选派
采购人员是招标采购的具体实施者，能否依照合同精神切实履行采购职责是最终影响招标采购的关键，所以采购人员的选派十分重要。笔者认为，采购人员应具备以三条件：①要有较广的知识面，熟悉学校专业与学术研究的发展动态，熟悉馆藏。②了解图书的出版与发行知识。理解同一种书的不同版式的阅读层面不同等图书商品的特殊情况。③认真学习本次招标采购中合同中的内容与精神，公正严格地履行合同里的条款，并能及时处理和发现实施采购中出现的意外情况。
3.6 定期进行阶段性总结
每阶段完成采购，到书验收，编目，加工，移交等采编流程后，要及时进行反馈与总结。依据票标书里的条款，通过到书率，到准率，编目数据，加工情况等评估每一个书商的履行能力，并向书商反馈，要求其进一步改善；领导要认真聆听各采购人员实施采购实际情况，分析采购的进度与状况，合理调整好下一步的采购计划。
总之，招标采购作为一种高透明度，高效益，高效率的采购方式，被越来越多的高校图书馆所采用，已经成为一种趋势。但在进行新方式的尝试前，除了要学习各兄弟馆的经验以外，更要充分考虑本馆自身的特殊情况，才能将招标采购的环节与步骤设计得更加合理。
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