宏观着眼 微观入手
重视公文质量 提高办事效率
----吉木萨尔县政府系统开展公文质量年活动经验交流材料
公文质量是政府机关工作质量的一项硬指标，是政府机关形象的直接体现。开展“公文质量年”活动旨在进一步推动政府系统按规定做好公文处理工作，不断提高公文质量和办文效率，推进公文处理向规范化、制度化、科学化的目标迈进。近两年来，吉木萨尔县从宏观着眼，从微观入手，充分重视公文质量工作，认真探索提高政府公文质量的有效方法和长效机制，取得了较好的效果。我们的主要做法如下：
一、强化组织领导，保证公文质量年活动有序开展
政府机关的公文质量高低，代表政府机关的形象，反映政府机关的工作和管理水平。“公文质量年”活动的开展是进一步提高政府系统公文处理水平、实现政府工作全面提速的一项重要举措。我县在经济上虽然属于欠发达地区，但在依法行政、高效行政方面一直保持着审慎的工作态度，始终不渝地站在讲政治的高度加强公文质量工作，把公文质量摆在政务工作的重要位置，确定“质量就是生命”的“公文质量年”活动目标，把“零差错”作为衡量公文质量的一个重要标准，贯穿到活动的始终，积极组织成立“公文质量年”活动领导小组，系统制定活动计划和评比办法，并通过政府工作的逐步规范，积极引导政府公文向规范化、制度化方向发展，通过“公文质量年”活动的有序开展，使政府公文质量工作达到一个稳定提高的效果。
二、强化教育培训，提高政府系统文秘队伍整体素质
公文写作是机关干部必备的基本功。为切实提高政府系统公文质量，县政府办公室始终坚持以人为本抓公文质量的指导思想，以培养一批高素质文秘工作队伍为目标，从提升全县政府系统公文质量的整体水平入手，不断加大教育培训力度，切实提高办文人员的综合素质。
（一）纵向交流，增进了解。从2002年起，政府机关利用部分双休日，邀请有关领导和专家就其分管的工作和现状及未来发展方向进行专题讲座，增强政府办文人员对县情和区内外形势的了解，拓宽知识面。并且每年至少举行一次政府系统办公室文秘人员培训班，专门聘请州政办领导就文秘、信息相关知识进行专题讲座。通过培训，进一步提高了政府系统公文队伍的综合素质和工作能力。
（二）横向学习，提高认识。每年定期择优选派政府办公室文秘工作人员到州政府办公室各科室跟班学习，参加州政府组织的文秘人员培训班，锻炼业务技能，提高公文处理水平，带动全县公文质量的提高。同时，积极组织政府系统文秘人员到区外参观学习，参加区外各类培训，及时学习借鉴外地公文处理方面的先进经验和做法，拓宽政府机关文秘人员的视野，开阔思路，为政府机关公文质量整体水平的提高奠定良好的基础。
（三）内部沟通，巩固技能。采取以干代训的方式，定期分批抽调各乡镇、政府部门办文工作人员到县政府办公室秘书科、信息科跟班学习，进行业务技能锻炼和培训。同时，每季度在政府办公室内部组织开展一次公文讲评，进行公文写作经验、体会交流，定期安排办公室文秘信息工作人员轮流讲课，以达到互相学习、互相促进的目的。
（四）创建活动，扩大范围。2003年起，我县积极组织全县政府机关认真开展创建“四型机关”活动，结合实际研究制定了创建活动实施意见，对学习目标、学习机制等方面作出了具体安排部署。结合创建活动，我县还利用党建网站定期为政府机关文秘工作人员下载一些有学习价值的公文写作资料，为大家学习公文写作提供便利，大大提高了机关干部的政治素质、思想素质、文化素质和业务素质，有力地推动了政府机关公文写作水平和公文质量的提高。
三、深入调查研究，增强公文的真实性和可操作性
公文质量的关键在于公文的真实性和可操作性。为确保政府机关公文质量，我县建立并完善了调研工作机制，即每年在认真完成上级党委、政府指定调研任务的同时，联系我县工作实际，要求各乡镇、政府各部门每年至少确定3个调研题目，并结合实际拿出针对性强、有深度、易操作的调研报告，年终对各乡镇、各部门的调研成果进行统一考核和评定，对优秀调研人员进行表彰奖励。由于在调研中摸清了实情，找准了问题，使政府系统公文的出台建立在明确的现实需要之下，确保了公文主题的鲜明性，增强了政府公文的真实性和可操作性。
四、严把审核关口，树立精品意识和责任意识
公文的审核是公文制作过程中承上启下的重要环节，是一项非常细致而又严谨的工作。在公文审核中，我县认真遵循“坚持政策、严谨细致、注重质量、精益求精”的办文原则，注意严把五关，切实提高公文质量，杜绝出现各种差错。
（一）严把政策关。公文作为传达政令的工具，要求公文处理部门在公文的审核把关中要讲政治。为此，我县首先要求政府系统公文审核人员不断强化政策观念和政策意识，在审核公文所反映和体现的基本立场、观点、所提出的意见、措施、办法和要求及所得出的结论时是否符合党国家的有关方针政策法律法规、规章以及上级的指示决议，同现行有关规定有无矛盾；公文的内容有无政策界限不清，或把政策界限规定得过死、过宽的情况；公文的观点、提法是否正确，提的意见、办法是否符合实际，有无主观臆断，片面的或绝对化的问题；公文做出的结论是否恰当，理由是否充分等。在核文过程中，涉及到法律法规方面的公文，我县加强了法制审核工作，要求法制办严格依法复核，对与法律法规有偏差的公文及时提出修改意见，确保政府公文正确的政治方向和依法行政。
（二）严把文字关。公文是通过文字来传达政令的，它依赖于文字的准确简洁的表述，同时它又有自己常用字句和固定的书写方式。我县在公文审核中，坚持一丝不苟、严肃认真的态度，字斟句酌，力求使文稿准确运用公文语体，达到以记述为核心，以实用为目的，把准确性、简洁性作为最基本的要求，使每一个字都有每一个字的作用，每一句话都有每一句话的力度。在实际工作中，坚持五看：一看内容是否言之有物，对内容空洞、无多大实际价值的不发；二看文稿是否结合实际，对调查研究不充分、缺少针对性、与实际工作结合不紧密的不发；三看主题是否鲜明，对主题不鲜明、目的不明确、说理不清楚的提出具体修改意见，打回改写，确保公文主题鲜明；四看结构是否合理，检查结构的完整性和严谨性，注意各部分篇幅是否合理，长短是否恰当；五看语句是否符合形式逻辑，字词使用是否恰当，标点符号的使用是否正确，力争把文字技术问题处理在送达领导签发前完成。对在领导签发时作了改动的，如果文字不顺畅，我们在保持原意的前提下，敢于负责地作一些文字处理，力求观点明确，结构严谨，文字简明，合乎逻辑，符合语法和修辞。
（三）严把格式关。由于公文是一种具有特定体式的文章。我县在公文审核工作中始终坚持规范原则，注意做到严谨细致，对每篇文稿都从标题、发送范围、正文、附件到成文时间和落款进行严格的审核，在核文工作中把文种选择是否恰当、行文形式是否准确、文体体式是否规范等各项格式作为一项重要内容一一进行对照，严格杜绝漏项或多项，确保不规范的文件不出手，保证政府公文格式正确规范。
（四）严把程序关。严格按照规定程序办理公文是保证公文质量，提高办文效率的基础。我县及时印发了《国家机关公文处理办法》、《国家机关公文格式》和《关于认真执行国家行政机关公文格式新国标和公文处理办法的通知》，并组织培训和讲座，严格执行办法，对政府系统公文办理程序进行了规范，对提高政府公文质量起到了明显的推动作用。
（五）严把实效关。公文是在现实工作中形成和使用，并为推动现实工作服务，每一时期、每一阶段的工作方向和工作内容都有不同的特点，需要不同的指导性文件。有的公文可能会因时间延误而失去价值，有的公文也可能因时间推移而需废止。因此，我县充分重视公文的实效性，并以此做为提高公文质量、增强公文指导性的一项重要措施。在行文中，一方面根据工作需要，明确政府公文的印发时限和适用时间，加大督办力度，确保公文如期完成。另一方面，积极适应新形势新任务的要求，对已行政府公文定期进行整理和修订，该完善的完善，该补充的补充，该废止的废止，不断增强公文的针对性、适用性和实效性，推动政府各项工作顺利开展。
五、加快信息化建设，推动政府机关工作高效运转
公文传输电子化是提高公文处理效率的重要手段，对于提高行政效率，降低行政成本，形成行为规范，运转协调，公正透明，廉洁高效的行政管理机制有着积极的促进作用。为增强自动化办公处理公文的针对性、科学性和时效性，结合“公文质量年”活动的开展，我县把在政府机关全面推广公文处理系统作为提高政府机关工作效率和规范内部管理的突破口，进一步加快政府信息网络建设，在各方面的大力支持和帮助下，在原有公文处理能力的基础上，新购进了电子政务及印刷、打印等办公设备，实现了与州政府局域联网。目前，我县上报的各类政府文件及州政府下发的各类文件都采取电子公文的形式通过网上传输和办理，实现了公文无纸化传输，大大缩短了公文传递时间，提高了公文处理工作的时效。同时，我县积极组织筹建了县政府公众信息网站，并与2004年11月正式开通，进一步提高了公文流转速度和资源共享水平，提高了公文质量和办事效率，也在很大程度上促进了政府机关工作方式和工作作风的转变。
六、建立长效机制，确保政府公文制度化、规范化
（一）实行公文质量管理责任制。县、乡人民政府及政府部门明确职责分工，一级抓一级，主要领导对公文质量负总责，分管领导及办公室领导具体严把公文政策法规关、措施关、会签关、出口关，具体办文人员负责公文起草关、文字关、体式关，保证公文高质量、高效率。同时，我县实施严格的责任追究制度，对重要公文出现失误的严格追究有关人员的责任，避免质量低劣的公文签发，切实维护政府的整体形象。
（二）实行公文限时处理制度。县人民政府规定凡有明确规定时限的公文，必须确保公文在规定时限内办结；没有明确规定时限的公文，按照内容确定基本时限，从速处理；重要公文实行急特件专人跟踪催办，避免延误、拖拉等现象的发生。为进一步提高公文传输效率，我县专门在县党政大楼建立了县、乡两级公文传输交换站，各乡镇、政府各部门每周一、三、五定期收取文件，保证公文传递工作规范高效运行和政令畅通。
（三）实行质量较差公文退办制度。自2004年5月起，按照公文必须符合政策法规、行文确有必要、遵守格式标准、语言规范得体等要求，县政府办公室严格实行了公文退办制度，并将此项工作纳入乡镇、政府部门年度工作考核范围，进行量化打分。对于公文出现错误累计达五次以上的，该单位年底不得参与“公文质量年”活动的评比。目前，县政府办公室已对5个乡镇、12个部门报来不符合要求的23项公文予以退文处理。对于行文虽不规范，但急需办理的的公文，先予办理后认真进行解释说明，提出今后应注意的事项，保证了公文的政治性、严肃性、权威性和科学性。
（四）实行优秀公文评选制度。县人民政府办公室积极组织开展了优秀公文评选活动，成立县政府系统“公文质量年”活动考评小组，依据《县人民政府系统公文质量年活动考核办法》和《县政府系统优秀公文评选办法》，定期对政府公文工作进行检查指导，每年组织一次“公文质量年”先进单位和优秀公文评选活动，对先进单位和优秀公文的获奖者予以表彰奖励。2004年，我县分两个层次，组织对各乡镇、政府各部门和政府办公室优秀公文进行了评选，评选出优秀公文5篇，报州人民政府参加了全州优秀公文评选活动。