(淮海工学院 图书馆，江苏 连云港 222005)
摘 要：文章介绍了高校数据库招标采购的主要内容，阐 述了高校图书馆数据库采购人员在数据库招标工作中应把握的原则及数据库来源的方式，分 析了数据库的采购模式及招标采购过程中存在的困难，并提出了解决方案。
关键词：高校；图书馆；数据库；招标
中图分类号：G250.74 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2009)01—0130—04
近年来我国的高等教育事业发展迅猛，高校的各项采购、基建(维修)工程涉及的资金数额 也较大。为了进一步规范高校的大件、大宗物品采购和基建(维修)工程的招标工作，加强 管理，提高效率，促进廉政建设，各高校基本上都依据《中华人民共和国投标招标法》，结 合各高校自己的实际情况制定了适合本校的招标管理办法。图书馆的图书招标工作也已经在 各高校陆续开展起来，现在数据库的采购也纳入到高校招标管理中。
这几年，市场经济的快速发展使数据库的研发与供应格局产生了一些变化,如许多数据库的 研 发单位与该数据库的供应商是两个不同的机构，特别是国外的各种数据库商为了在中国推销 它的产品在境内没有成立代表机构的条件下，以委托的方式请国内的商业机构来代理他们的 产品。随着我国出版发行体制的变革与完善,境内外各种经济形态的数据库供应商之间的竞 争将更加激烈,虽然这些数据库具体的文献可能并不相同，但由于各个数据库收录的文献类 型、学科方向有类似的地方，这样在高校这个市场上竞争就不可避免地发生了。
因此采用招标引进数据库的办法是做好图书馆数据库采购工作的前提,是提高图书馆数据库 采购工作效率的基础,也是提高图书馆资金使用效益的保证。为促进市场的有序竞争,促进数 据库采购工作的市场化、规范化及加强廉政建设的需要,促使数据库供应商不断提高服务质 量,图书馆完全有必要实施数据库的采购招标工作［1］。
在数据库招标过程中图书馆作为项目承担单位，同时也是招标采购的直接参与者，图书馆必 须提供相关的各种招标文件，比如院领导的批示、数据库的来源、数据量、涉及的内容、与 学校教学科研的联系，价格以及数据库供应商的联系方式等等。招标管理部门是招标的具体 管理部门代表的是学校，是招标工作的组织者，具体的招标文件的起草和招标的具体执行者 。图书馆必须协助招标部门开展工作，招标管理部门也应积极听取图书馆的意见和建议共同 完成数据库的招标工作。
1 高校数据库招标采购的主要内容(以淮海工学院为例)
1.1 数据库招标采购的依据
依照《淮海工学院招标管理暂行办法》第三条第二款的规定：货物类采购包括教学科研设备 、一般设备、实验器材、耗材、药品、图书、教材、教学用品、办公用品、软件、劳保用品 等采购和废旧物资的处理。另规定各项单项或批量采购金额达二万元以上的采购适用本办法 ，本办法适用范围最低限额以下的项目，由承办单位按照相关制度自行组织招标。从上述内 容上看并没有把数据库纳入招标的范围，但我院在实际操作过程中将数据库列入和图书一样 的资源来进行招标。
1.2 资金来源
在数据库申请招标立项时必须由学校的财务部门确定该项目有配套的资金。因此在数据库招 标前(基本上是在招标的前一年)，图书馆必须将下一年度的数据库采购计划准备好并及时 报给学校，由学校统筹管理下拨数据库购置经费以保证下一年度数据库购买经费的使用。
1.3 招标的方式
数据库招标采购的方式主要有：竞争性谈判、单一来源采购、询价。
1.4 谈判的内容
基本上涉及的谈判内容包括：数据库的来源、数据量、数据的质量、价格、售后服务以及其 他的具体要求。依照《淮海工学院招标管理暂行办法》(后简称《办法》)规定：谈判内容 应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款、供应商资格以及评定成交的标准等事项。以 单一来源采购为例，招标管理暂行办法规定：由项目承办单位(即图书馆)通过向供应商、 已购同类产品的单位或者网上查询等，了解产品的价格、性能、质量以及售后服务等情况， 提出相关意见，组成谈判文件，由招标办组织谈判小组与供应商进行实质性谈判。
2 图书馆数据库采购人员在数据库招标工作中应把握的原则
数据库招标采购的目的是引进高质量的符合学校学科建设和科研需求的数据库。同时图书馆 数据库采购人员在招标过程中应把握以下四项原则。
2.1 公正廉洁的原则
高校这个资金相对充盈、文献需求量日益增长的市场，吸引了很多的电子信息资源开发商。 电子信息资源开发商们采用多种手段积极向高校推销自己的电子信息资源，采用如长期为学 校提供电子信息资源免费试用、赠送小礼品等的方法。高校图书馆的电子信息资源采购人员 要保持清醒的头脑，本着对学校的教学、科研负责的态度、公正廉洁地做好本职工作。
2.2 对学校和师生负责的原则
对学校负责——不浪费学校的经费；对广大师生负责——满足学校教师和学生在学习、教学 及科研中对电子文献的需求，从而提升学校整体的科研水平。对需要招标的新引进的数据库 ，数据库采购人员应认真对待每次数据库的试用：充分宣传；认真听取意见和建议；准确记 录点击率和下载率。最后根据得到的具体的试用结果如实地形成报告提供给图书馆和相关职 能部门研究。对于传统订购的许招标的数据库要按时整理好相关文件，及时准备好数据库更 新报告，并上交馆领导。在招标过程中不因本人的关系拖延时间，保障读者的需求。
2.3 规范化操作的原则
规范化操作是数据库招标完成的重要保证。惟有规范才能使招标工作顺利进行，才能防范各 种腐败现象的发生，才能保证数据库采购人员以公平、公正的心态对待本职工作。依照招标 程序按部就班地完成数据库招标任务是每个数据库采购人员应尽的义务。
2.4 重视具体环节原则
数据库招标工作从制定采购计划一开始就需要采购人员做大量的情报收集、文字书写工作。 这些工作具体又烦琐，有时需要和许多相关单位联系，因此数据库采购人员必须耐心、细致 ，锲而不舍地完成招标工作的每一个具体环节，以最终完成数据库招标任务为己任。
3 数据库来源的方式
数据库基本上都是单一来源，因为每个数据库都是由一家供应商发行的，不存在有多家的发 行机构。虽然有些数据库的内容比较接近如：清华同方和重庆维普的期刊全文数据库以及 万方的电子期刊数据库系统，但各有特点。按照淮海工学院的招标管理办法的规定：“只能 从唯一供应商采购的可采用单一来源方式采购”，因此在我院数据库的具体招标采购中基本 上采用的都是这种方式。《办法》中还规定：采取单一来源方式采购的，价格在5万元以下 的，由使用单位和项目承办单位直接与供应商洽谈并签订合同，报招标办备案；价格在5万 元(含5万元)以上的招标。
3.1 出版社或研究所、学会协会自己提供网上电子资源
大型科技出版社和学会是推动期刊数字化、网络化的主要力量。许多大型出版社和学会都是 自己通过互联网直接向订户提供网上电子期刊的检索与全文阅读。这种方式可使出版社对其 电子期刊进行完全掌控，并获得其附加价值，不需中间商的介入。例如荷兰的Elsevier Pre ss的ScienceDirect 数据库。
3.2 数据库代理商和中间商提供门户服务
有些出版社自己不发行自己的电子期刊而是委托数据库代理商来提供其出版物的网上发行。 代理商需要与出版社签订协议成为该出版社的全文期刊服务供应商或者叫中间商。在中间商 的界面上同时提供多家出版社的网上电子期刊全文或文摘，目前世界上只有以下几个著名的 大型代理商或机构能作为这种中间商提供网上门户服务，即国内的清华同方、重庆维普、万 方公司分别代理制作的中国学术期刊全文数据库、中文科技期刊全文数据库、万方数字化期 刊子系统等英国的BlackweLL Publishers的EJN等。
3.3 数据库制作与销售机构或文摘索引服务机构的期刊数据库和全文期刊的链接 ［2］
专业的数据库开发销售机构或者文摘索引服务机构购买版权生产发行独立的数据库产品，包 括网络数据库、光盘数据库等。这种机构中的大多数并不生产印刷型文献，主要以购买版权 开发制作并销售期刊二次文献数据库为主。其中的期刊数据库是指一定数量的期刊原文或二 次文献的集合体，它选材于期刊、服务于期刊，载体形式和传输方式多种多样包括印刷版、 缩微平片、软磁盘、只读光盘和网络等。数据收录方式也多种多样包括文摘、索引、题录、 全文本、全文图像等。此类数据库出版商或代理商主要有OCLC，DIALOG,ISI.EI Village等 等。出版机构与数据库的开发代理机构还联合推进全文期刊的网上链接服务，只要用户订购 了印刷版免费上网和相应的电子期刊，就能通过出版社或代理商的网上期刊检索入口，通过 链接进入原文库，查找到需要的原文［3］。
4 数据库的采购模式
4.1 学校自己购买
各个学校根据自己的学科特色、文献需求自主地和数据库供应商谈判、签署协议购买所需要 的数据库。图书馆购买的很多数据库，基本上都是直接与数据库商联系，图书馆与其签署协 议或合同正式购买。以淮海工学院为例，图书馆购买的CNKI的《中国期刊全文数据库》、万 方《学位论文数据库数据库》等等都是自主购买的数据库。
4.2 CALIS集团采购
CALIS(中国高等教育文献保障系统)的集团采购是目前实施得最成功的高等院校电子资源 集团采购实例。作为国家经费支持的中国高校图书馆联盟，在“九·五”期间设在北京大学 的工项目管理中心联合各参建单位，建设了文理、工程、农学、医学四个全国文献信息中心 ，华东北、华东南、华中、华南、西北、西南、东北七个地区中心和一个东北地区国防信息 中心，发展了152个高校成员馆。全国将性质、条件相似的图书馆组成集团，由其中一两家 牵头进行数据库的初步评价，选择一些数据库开通免费试用。随后集团成员馆各自进行数据 库的试用和评价，最后有意向的图书馆再联合起来，由牵头馆出面谈判，联合采购国外电子 资源。
在数据库采购中CALIS是由联盟代表全体成员与数据库商进行谈判, 节省了每个图书馆 有关人员的精力和时间, 同时为成员馆争取到最大的利益。
4.3 JALIS集团采购
江苏省高等学校文献保障系统简称建设项目于1996年初酝酿，1997年3月正式启动。JALIS 建设的目标是按整体发展和共建共享的思路，在全省高校图书馆逐步建成结构优化、布局合 理、配置精当的文献收藏系统和现代化的服务系统，形成江苏高校文献保障网络，并与全国 高等教育文献保障体系(简称CALIS)接轨，借助于虚拟馆藏，获得世界最新文献信息。CAL IS、JALIS集团采购都是围绕在针对电子文献而言的一种采购方式。参与馆越多,折扣越高 , 价格越便宜。所以, 采用集团方式来采购电子文献可以节约资金, 是一种比较理想的采购 途径。以便争取到最优惠的价格模式, 获得最大的使用权限, 防止知识的潜在流失及用户违 反使用协议带来的争议等, 使图书馆的购书经费获得更大效益［4］。
淮海工学院是江苏省的省属普通本科院校，淮海工学院图书馆是JALIS(江苏省高等教育文 献保障系统)的成员馆之一。我们学校购买的维普《 中文期刊全文数据库》、超星数字图 书馆、Springer-Link及EBSCOhost等等数据库都是参加JALIS集团采购的，JALIS提供给我们 关于购买这些数据库的说明(包括价格等等)，我们签署同意参加JALIS集团购买的协议并 支付分摊给我们学校的相关费用，而并没有直接与数据库供应商签署购买合同。
4.4 地区联盟采购
除了CALIS、JALIS参与的全国和省级的联盟采购以外，近几年还出现了以一个地区或一个城 市为主体的地区联盟采购。以江苏省为例，从2004年9月成立仙林大学城教学联合体开始， 目前江苏省已成立6个高校区域教学联合体，覆盖了南京、常州、淮安、南通、盐城和徐州 六个区域的41所高等学校，其中211高校2所，国家示范性高职院校2所，省级示范性高职院 校4所，其他本科院校13所，高职院校12所，民办高校6所，还有两所部队院校也积极加盟 ［5］。近4年来，各区域教学联合体不仅在教学改革所涉及的多个层面实现共享，而且 在数据 库资源建设方面都进行了积极地探索，他们以联合体的方式联盟采购多种数据库，在价格和 服务等各个领域都取得了显著的成效。
5 保障数据库采购的连续性
数据库的采购不是一次采购就可以完成所有的采购任务的，这是由数据库的特点决定的。数 据库不论是期刊论文数据库、博硕士论文数据库、图书数据库还是会议论文数据库等等，它 们的数据量都是随着时间的延续不断增加的，因此价格也在不断增长。如购买的是镜像数据 库，每年都得更新数据，如购买的是某数据库的使用权，第二年再购买时支付的使用费一般 按每10%的增长率增长。虽然次年购买的仍然是同样的数据库，但数据量、价格都发生了变 化，因此每年高校都要进行各种新旧数据库的招标采购，这项工作是长期的，也是繁琐的， 这就要求我们图书馆的数据库采购人员每次都要耐心细致地完成招标采购工作。
6 图书馆在数据库招标采购过程中存在的困难
6.1 招标管理文件执行的困难
以淮海工学院为例，《淮海工学院招标管理暂行办法》第三条招标范围中没有明确规定数据 库的招 标采购，因此数据库招标采购显得名不正，言不顺。数据库作为单一来源采购，按照《办法 》的规定由项目承办单位向供应商、已购同类产品的单位或者网上查询等了解产品的价格、 性能、质量以及售后服务等情况，提出相关意见，组成谈判文件。但图书馆数据库采购人员 并没有足够的时间和精力与已购同类产品的单位联系，有时还会被对方以本单位的信息不对 外透露而拒绝。同时这种规定有一定的弊端：有关数据库的价格、性能等等重要的信息都是 图书馆提供的，而在情报收集的过程中缺乏有力监管机制，因此相关情报的真实性会受到有 关部门的质疑，从而造成许多麻烦。而在《办法》中有关询价采购的规定为：成立询价小组 。询价小组由采购人员代表和有关专家共三人以上的单数组成。如果将单一来源采购和询价 采购结合起来，这样多人参与谈判文件的形成对于整个数据库招标谈判能起到积极的作用。
6.2 图书馆与学校招标管理部门在工作中的协调不够
在数据库招标过程中，图书馆本着对学校的教学、科研负责的态度来开展工作，但由于图书 馆作为需求方与学校招标机构之间存在的一定的利害冲突，这是由于招标机构主要代表学校 的利益，他并不考虑图书馆是学校文献资源建设的基地，仅从自己方面考虑问题，这时候行 政权力大过学术权利 ，而二者在寻求自身利益最大化的过程中，［6］图书馆经常处 于被动状态，这些情况的出现极大限制了数据库招标工作的顺利完成。
6.3 图书馆数据库采购人员知识水平和经验的缺乏制约了招标工作的顺利开展
在招标文件准备的过程中数据库采购人员经常会发生一些程序、规范化做的不完善而造成返 工的现象，这主要是由于各高校的数据库招标采购制度实行的时间还较短，图书馆数据库采 购人员并没有对国家的《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国合同法》以及其 他相关的政策法规和规章制度的系统学习，同时对学校的各项招标管理办法和财务制度没有 全面深刻地理解所造成的。
7 解决方案
7.1 图书馆的采购人员应加强廉政建设
招标采购是一项与金钱打交道的工作，容易产生腐 败，因此高校建立了各种相关的规章制度来制约腐败出现的可能，但如果采购人员的政治素 质不高，是很难做好这项工作的，因此平时要注意加强图书馆数据库采购人员的政治思想和 廉政建设的教育［7］。比如淮海工学院在2005年先后举行了两次党风廉政建设研讨 班，在这样 的研讨班的学习中曾邀请市检察院预防处的处长对我们做辅导报告，以一些发人深省的案例 来教育我们。
7.2 应加强纪委审计部门的监督职能
依据《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共 和国合同法》以及其他的法律、法规规定,招标工作应以纪律为准绳,以法律为依据,防止以 权谋私,违法乱纪,搞不正之风,对于评标委员会的评标过程和结果,任何单位和个人不得非法 干预和影响招标的公正性。在数据库招标过程中图书馆数据库采购人员不得弄虚作假,营私 舞弊,收受贿赂,不吃请,不收礼［8］。
7.3 高校各单位应联合研究订制适合本校的有关图书馆数据库采购的招标文件，建 立健全的招标管理制度由于数据库的招标采购与其他大宗物品不尽相同，它有其 自己的特点，而且 数据库的招标采购与图书馆多年来数据库采购的方式完全不同，因此在制定相关的招标管理 文件时应积极听取图书馆的意见和建议，从学校的实际出发，制定和完善了数据库招标采购 的系列管理规章制度,做到有章可循,有法可依。同时所有招标投标管理规章制度以学校文件 的形式上网发布,以接受大家的监督和检查。
7.4 高校应组织从事招标采购的图书馆相关人员参加国家及学校招标方面的政策法 规和谈判技能的培训学习，规范图书馆数据库采购人员的招标行为高校数据库招 标采购的实施对图 书馆数据库采购人员提出了更高的业务要求，招标采购工作涉及国家的许多政策法规，因此 图书馆数据库采购人员要了解国家的财政法规，同时也应掌握学校的相关财务制度和招标管 理细则。招标谈判是一项特殊的工作，它需要谈判者掌握一定的技能，因此图书馆数据库采 购人员也要加强这方面的学习和提高。只有这样才能把我们的数据库采购工作持续、良好地 开展。
7.5 应充分发挥用户单位即图书馆在招标采购中的作用
作为招标工作主体的用户 对招标项目的业务知识、技术性能等较为熟悉，能够做到“有的放矢”。因此在组 织招标工作时应充 分调动图书馆的积极性与主动性，让图书馆的相关人员充分发挥专业优势，使其在谈判以及 最终决策中起重要作用［9］。
图书馆的数据库采购人员及学校招标管理部门的工作人员都应该以招标工作为第一,相互理 解和支持，在数据库招标过程中遇到困难不相互推诿，特别是在图书馆遇到没有全面理解和 掌握招标的具体程序时，招标管理部门应耐心指出问题所在，积极提出解决方案，帮助图书 馆顺利完成招标任务，这样我们的数据库招标采购工作才能健康地开展下去。
［参考文献］
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